Kesekretariatan?? Persidangan?? Apakah itu...
Assalamua'laikum
Kesekretariatan adalah sebuah organisasi yang bergerak dalam
bidang sekretariat dengan sekertaris sebagai pelakunya.
Pada tangal 24 Oktober 2015 saya dan teman saya mendapatkan
materi tentang kesekertariatan khususnya surat menyurat, dengan pembicaranya K
Diah Aulia Ichsani
Yang dibahas yaitu surat peminjaman ruangan.
Banyak sekali yang saya dapat dari meteri tersebut,
contohnya seperti foto digambar ini:
Kita mulai dari atas
Kop seperti keliatannya kop tidak salah. Kop disini
menggunakan kop BEMJ BIIOLOGI karena peminjaman tempt acara yang bersankutan
berada dalam nanungan organisasi BEMJ, kop bisa berubah sesuai organisasi nya
apa. Logo dari kop juga dapat berubah seperti halnya kop suratnya itu sendiri
tergantung organisasinya.
Dengan letak logo kampus disebelah paling kiri dan logo
organisasi di sebelah paling kiri, sedangkan kopnya ditulis dengan orientasi
center.
Nomor surat
Terdiri dari nomer keberapa surat dikeluaran/organisasi
bersangkutan/kode surat/bulan/tahun
Yang salah dari gambar surat diatas adalah tidak memakai
angka romawi
Contoh:
Nomor :
021/PERSADA/Und/2016
Kode surat
Prm : permohonan
Und : undangan
Tempat dan tanggal
Dari foto diatas yang salah adalah penulisan Jakarta, salah
karena di kop surat sudah jelas ada jakartanya. Jadi yang dituliskan hanya
tanggalnya saja.
Perihal
Menyatakan apa hal yang kita maksud dari surat
ini, surat diatas menyatakan permohonan peminjaman ruang.
Lampiran, lampiran jika ada data yang perlu dilampirkan,
contohnya anggaran dana, anggaran dapat dilampirkan dibelakang surat.
Jika tidak ada lampiran maka lampiran tidak perlu ditulis.
Contoh:
Lampiran : 2 lembar, berarti didalam surat ini dilampirkan 2
lembar lampiran
Bagian yang dituju oleh surat
Penulisan surat diatas salah penggunaan kata kepada, karena
penggunaan kata kepada setelah Yth. merupakan pemborosan, jadi tidak usah
dituliskan.
Untuk penulisan orang yang bersangkutan boleh ditulis nama
beserta gelar atau jabatannya saja jika tidak ingin salah penulisan nama.
Dibawah nama atau jabatan orang tertuju adalah insansi
tertinggi dari organisasi itu, disini instansi tertingginya adalah Universitas
Negeri Jakarta.
Penulisan tempat disini salah karena orang yang dituju
berada pada tempat yang sama seperti tempat pembuatan surat ini.
Isi surat
Penebalan pada kata kata yang penting, bertujuan untuk
memberikan penekanan tujuan kita membuat surat. Penulisan hari tangal
menggunakan huruf kecil karena masih satu kesatuan dengan pagraf diatasnya.
Hari, Tanggal
Ada kesalahan pada penulisan hari
dan tanggal, adalah ketidak konsistenan penggunaan tanda koma atau garis
miring, contoh:
hari, tanggal :
Minggu/ 25 Oktober 2015 (SALAH)
hari, tanggal : Minggu,
25 Oktober 2015 (BENAR)
Atau
hari/tanggal : Minggu/
25 Oktober 2015 (BENAR)
Waktu
Penulisan
waktu diatas salah karena menggunakan kata pukul, seharusnya tidak usah dan
dalam penulisan waktu harus jelas kapan mulainya dan kapan berakhirnya, hindari
penulisan waktu seperti ini, 10.00 s.d. selesai ß
penulisan seperti itu kurang jelas kapan waktu akan berakhir.
Tempat
Penulisan
tempat pada surat diatas sudah benar.
Penutup
Penutup pada surat diatas sudah benar.
Posisi tanda tangan
Ada beberapa hal yang perlu dikoreksi dari penulisan bagian
ini, pertama penulisan kami pada hormat kami seharusnya kecil. Kedua sasaran
tembusan, dalam surat ini seharusnya yang menjadi tembusan ialah PD II karena
ialah yang bertanggung jawab pada sarana prasarana, bukan PD III, PD III adalah
bagian yang bertanggung jawab atas kemahasiswaan.
Alur posisi tanda tangan berbentuk “Z” terbalik yang mana
posisi pertama adalah jabatan paling rendah dalam surat yang berposisi di
sebelah kanan, lalu semakin ke kanan dan kebawah semakin tinggi jabatannya.
Persidangan...
Materi persidangan ini
dibawakan oleh bang M. Rizal pada tanggal 24 Oktober 2015, bertempat di ruang
3.7 dan 3.8.
Sidang adalah suatu
pertemuan formal untuk membahas suatu masalah, pemecahan suatu masalah melalui
kesepakatan.
Persidangan akan
diadakan bila ada permasalahan yang harus dipecahkan, dihadiri oleh yang
berkepentinan, dan dilakukan saat ada masalah bertempat dan waktu yang telah
disetujui peserta sidang.
>Properti sidang
Palu, berkas berkas,
pimpinan sidang, peserta, notulen, agenda, TarTib, draft yang disahkan,
konsideran (hasil pertimbangan)
>Palu
Bagian vital dari
persidangan, fungsinya memulai sidang, menskors sidang,memending sidang,
memutuskan hasil sidang, menutup sidang, dll.
<Ketukan palu
Dibagi menjadi 4
ketukan, satu ketukan(tidak terlalu penting) berarti peninjauan kembali,
skorsing sidang (15’), pencabutan skorsing, dan putusan biasa (point perpoint).
2 ketukan (penting) skorsing > 15’. 3 (ketukan sangat penting) membuka
sidang, menutup sidang, dan mengambil putusan final dari konsideran. Ketukan bebas,
digunakan misalnya pada saat para peserta kisruh, maka pimpinan sidang 1 boleh
mengetukkan palu beberapa kali agar suasana fokus kembali.
>Berkas-berkas
Merupakan penunjang
jalannya persidangan, komposisi berkas-berkas adalah berkas yang akan
dipertimbangkan, tartib, draft yang disahkan, dan konsideran.
>Pimpinan sidang
Orang-orang yang
memimpin jalannya sidang dan pemberi putusan final sidang, pemimpin sidang
berjumlah ganjil atau kelipatan ganjil minimal 3 orang, mengapa minimal 3 dan
harus kelipatan ganjil, karena jika pimpinan sidang hanya 1 orang maka putusan
final sidang dilihat subyektif dan mengapa ganjil, karena jika pimpinan sidang
berjumlah genap dikhaatirkan hasil sidang dapat draw atau seri. Disini
saya memberi contoh untuk komposisi persidangan dengan 3 pimpinan sidang.
Pimpinan sidang 1
sebagai ketua sidang yang mengarahkan sidang agar tetap pada konsepnya,
pimpinan sidang 2 sebagai time keeper
yang mengatur jalannya persidangan agar sesuai agenda dan tidak “ngaret”, dan
pimpinan sidang 3 sebagai notulis yang mencatat semua perntanyaan, perubahan
konsideran, dan apapun yang penting yang terjadi dalam persidangan.
>Peserta
Peserta sidang
adalah orang-orang yang berkepentigan saja dalam pemecahan permasalahan sidang
tersebut, orang-orang yang tidak berkepentingan dilaran mengikuti persidangan,
karena jika ia bersuara, ia tidak
mengetahui apa yang ia bicarakan sebab tidak mengetahui seluk beluk masalah dalam
persidangan.
>Agenda
Berupa rangkaian
acara sidang, waktu sidang, dan tempat sidang. Agenda dibuat agar persidangan
dapat berjalan sesuai konsep dan nyaman dalam pelaksanaannya. Waktu sidang bisa
kapan saja, asalkan para peserta sidang menyutujuinya. Tempat sidang dapat
dimana saja tergangantung keputusan bersama, sebaiknya tempat sidang harus
tertutup, karena bahasan sidang itu sifatnya rahasia.
>Tata tertib
Dibuat untuk
mengatur orang-orang yang terlibat dalam persidangan, agar persidangan dapat
berjalan lancar sebagaimana mestinya.
>Draft yang
disahkan
Hasil sidang yang
sudah disahkan.
>Konsideran
Draft hasil sidang.
Mungkin itu saja
yang bisa saya rangkum dari acara pra PKMJ Biologi UNJ 2015
Jakarta, 25 Oktober
2015
#PKMJBIOLOGI2015_Hanan
Nurrohman_kelompok 4
Be Responsible To Be
A True Leader #willyoubealeader?
